چگونه کاور لتر حرفه‌ای بنویسیم

کاور لتر چیست؟

کاور لتر یا نامه پوششی (Cover letter) که به‌عنوان درخواست‌نامه (application letter) هم شناخته می‌شود، یک نوشته یک‌صفحه‌ای در حدود سه الی چهار پاراگراف برای کارفرمایان است که علاقه شما به شغل و شرکت و آمادگی شما برای این نقش را توضیح می‌دهد و معمولاً به همراه رزومه در یک درخواست شغلی ارسال می‌شود.این نامه باید مهارت‌ها، تجربه و دستاوردهای شما را در مورد موقعیتی که به‌دنبال آن هستید برجسته کند. برخلاف رزومه یا پروفایل شما در سایت‌های کاریابی مثل Indeed، نامه‌های پوششی به شما این امکان را می‌دهند که به جزئیات بیشتری در مورد حرفه تخصصی خود بپردازید و توضیح دهید که چرا برای این نقش و شرکت مناسب هستید.

یک کاور لتری که به‌خوبی نوشته شده این پتانسیل را دارد که کارفرمایان را تحت تاثیر قرار دهد و شما را از سایر متقاضیان متمایز کند. برای جلوگیری از نامه پوششی عمومی، باید قبل از نوشتن نامه حمایتی خود، تحقیقات عمیقی در مورد شرکت و نقشی که برای آن درخواست می‌دهید انجام دهید.

کاور لتر چه چیزی را نشان می‌دهد؟

نامه پوششی سندی است که می‌تواند مهارت‌های شما را نشان دهد. البته این نامه کارایی‌های دیگری هم دارد که عبارت‌اند از:

• شما را به مدیران و کارفرمایان معرفی می‌کند؛
• جزئیات مربوط به مدارک و سوابق شما را نشان می‌دهد؛
• دلیل شما از درخواست برای موقعیت شغلی مورد نظر را نشان می‌دهد؛
• این نامه می‌گوید که چرا شما برای موقعیت شغلی مورد نظر مناسب هستید؛
• جهش‌ها یا شکاف‌های شغلی را بیان می‌کند.

کاربرد کاور لتر چیست؟

کاور لتر بیشتر برای درخواست شغل و استخدام شدن مهم است و اکثر کارفرمایان برای استخدام شما به این نامه نیاز دارند، اما در برخی موارد دیگر هم ممکن است به کاور لتر نیاز داشته باشید. در ادامه موارد کاربرد این نامه مهم را برای شما آورده‌ایم:

• درخواست شغل و استخدام
• درخواست پذیرش در مقاطع تحصیلی کارشناسی ارشد و دکترا
• درخواست چاپ مقاله در مجلات، روزنامه‌ها و…

تفاوت کاور لتر و رزومه

کاور لتر و رزومه دو سند مهم برای مهاجرت به خارج از کشور هستند، اما این دو نامه سه تفاوت اساسی با هم دارند که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:

۱- قالب

نامه پوششی فرمت یا قالب خیلی پیچیده‌ای ندارد. این نامه به‌صورت توضیحاتی در چند پاراگراف تهیه می‌شود، اما رزومه قالب خاصی دارد و باید شامل بخش‌های مختلف؛ از جمله سوابق تحصیلی، مهارت‌های مختلف، وضعیت شغلی، عناوین مشاغل قبلی و… به‌صورت فهرست‌بندی شده همراه با جزئیات کامل باشد.

۲-  محتوا

رزومه معمولا شامل تمام سوابق شغلی و تحصیلی شما است. شما می‌توانید در این نامه تمام مواردی که ممکن است بر روی کارفرما تاثیر بگذارد را فهرست کنید. در واقع هر چه رزومه شامل اطلاعات بیشتری از مهارت‌های شما باشد، تاثیرگذاری آن هم بیشتر خواهد بود.

نامه پوششی به‌صورت منحصربه‌فرد بر روی شغلی که برای آن درخواست می‌دهید تمرکز دارد. کاور لتر درواقع بیشتر بر روی آینده و اهدافی که دارید متمرکز است، اما رزومه در مورد سوابق و تجربیات گذشته شما صحبت می‌کند.

۳- اهداف

هدف از نوشتن رزومه این است که در یک یا دو صفحه تمام اطلاعات مربوط به سوابق کاری و تحصیلی خود را به کارفرما نشان دهید. کارفرما با خواندن این نامه می‌تواند به دید درستی از مهارت‌های شما برسد و ببیند که آیا شما برای موقعیت شغلی مدنظر او مناسب هستید یا خیر.

اما نامه پوششی دید جامعی از مهارت‌های شما در اختیار کارفرما قرار می‌دهد و به او ثابت می‌کند که چرا شما برای موقعیت شغلی مورد نظر مناسب هستید.

تفاوت کاور لتر و انگیزه‌نامه (SOP)

انگیزه‌نامه هم یکی دیگر از مدارکی است که ممکن است کارفرما در هنگام استخدام از شما درخواست کند. این نامه شامل علایق و خواسته‌های شما است و اینکه چرا دوست دارید برای شغل مورد نظر درخواست دهید.

کاور لتر تجربیات کاری و انگیزه شما برای گرفتن موقعیت شغلی را با ارائه مستندات روشن نشان می‌دهد؛ یعنی برای چیزهایی که در کاورلتر می‌نویسید باید مدرک نشان دهید. همچنین انگیزه‌نامه بیشتر برای اهداف تحصیلی نوشته می‌شود، اما کاور لتر برای استخدام‌شدن کاربرد دارد.

نکات مهم قبل از نوشتن نامه پوششی

قبل از نوشتن کاور لتر باید تمام اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید. به‌این‌ترتیب در هنگام نوشتن این نامه با مشکل روبرو نخواهید شد. در ادامه مواردی که برای نوشتن کاورلتر نیاز هستند را برای شما آورده‌ایم:

• در ابتدا به تمام تجربیات و مهارت‌های خود فکر کنید و آنها را دسته‌بندی کنید و ببینید که کارفرما بهتر است در جریان کدام یک از آنها قرار بگیرد.
• اطلاعاتی در مورد نحوه یادگیری مهارت‌های خود به دست بیاورید. بهتر است در کاورلتر توضیح دهید که مهارت‌های خود را چگونه به دست آورده‌اید.
• در مورد شرکت یا کارفرمای موردنظر تحقیق کنید. شما باید در نامه بنویسید که چه ویژگی‌هایی از موقعیت شغلی، شرکت یا کارفرما باعث شده تا جذب آن شوید. در مورد نکات مثبت و منفی شغل موردنظر کاملا تحقیق کنید و در صورت رضایت کامل برای آنها نامه پوششی بنویسید.
• در مورد قالب کلی نامه فکر کنید. اگر قرار است برای یک شخص منفرد نامه بنویسید بهتر است او را با عنوان رسمی خطاب کنید. اگر هم برای یک مجموعه نامه می‌نویسید، باید تمام نکات مربوط به نوشتن نامه‌های اداری را در آن رعایت کنید. به این منظور می‌توانید از موسسات مهاجرتی معتبر کمک بگیرید.

قالب کاور لتر چگونه است؟

یک کاورلتر یا نامه پوششی مانند سایر انواع نامه‌های تجاری است. این نامه باید دارای بخش‌های زیر باشد:

• سربرگ با تاریخ و اطلاعات تماس
• سلام و ادای احترام
• پیشگفتار
• پاراگراف یا پاراگراف‌های میانی
• پاراگراف پایانی
• کلام آخر شامل عباراتی مانند با تشکر و…
• امضا

نامه پوششی باید یک صفحه باشد. برای نوشتن آن از فونت‌های ساده و حرفه‌ای مانند Arial یا Helvetica با سایز ۱۰ الی ۱۲ استفاده کنید. همچنین این نامه باید با فاصله و حاشیه ۲/۵  سانتی‌متری در سمت چپ تراز شود.

انواع کاور لتر

کاور لتر برای افرادی است که به‌دنبال کار می‌گردند. انواع مختلفی از کاور لتر وجود دارد که در ادامه آنها را به شما معرفی می‌کنیم:

کاور لتر درخواست شغل (Referral cover letter)

اصلی‌ترین نوع کاورلتر همین نامه پوششی درخواست شغل است. این قالب نامه مهارت‌ها و تجربیات شغلی شما و همچنین دلایلی را مبنی بر مناسب‌بودن شما برای موقعیت مورد نظر را نشان می‌دهد.

معرفی‌نامه (Referral cover letter)

این نوع نامه پوششی دقیقا مانند نامه درخواست شغل است، با این تفاوت که در آن نام فردی که شما را به این شغل معرفی کرده هم می‌آید. همین موضوع باعث می‌شود تا شما در بین متقاضیان دیگر متمایز شوید و کارفرما برای استخدام شما وقت بیشتری بگذارد.

نامه ارزش پیشنهادی (Value proposition)

نامه ارزش پیشنهادی یک نامه کوتاه و شامل یک الی دو پاراگراف است که مهارت‌ها، تجربیات و دستاوردهای شغلی شما را نشان می‌دهد. در واقع این نامه ارزش شما را برای موقعیت شغلی مورد نظر به کارفرما ثابت می‌کند.

چگونه یک کاور لتر حرفه‌ای بنویسیم؟

برای نوشتن کاور لتر باید دقت زیادی به خرج دهید. نامه پوششی باید اطلاعات مختصر، اما دقیق و کاملی داشته باشد و تمام نکات مثبت در مورد مهارت‌های شغلی شما را بیان کند. برای نوشتن این نامه چند مرحله وجود دارد که در ادامه به همه آنها با جزئیات اشاره می‌کنیم:

۱- نوشتن هدر (Header)

در اولین مرحله باید مثل همه نامه‌های تجاری، یک هدر برای نامه خود بنویسید. هدر شامل اطلاعات درست و مختصری معمولا در قسمت میانی بالای صفحه است تا نامه ظاهر بهتری به خود بگیرد و کارفرما به‌محض دیدن این اطلاعات می‌تواند با شما ارتباط برقرار کند. قالب هدر شامل اطلاعات زیر است:

• نام و نام‌خانوادگی
• کشور، شهر و کد پستی
• شماره تلفن
• آدرس ایمیل
• تاریخ
• نام گیرنده
• عنوان گیرنده (کارفرما، مدیر و…)
• نام شرکت
• آدرس شرکت

۲- سلام و ادای احترام

در قسمت‌های قبل گفتیم که باید در مورد کارفرما یا شرکت موردنظر به طور کامل تحقیق کنید. در تحقیقات خود به‌دنبال فردی که نامه‌های پوششی را دریافت می‌کند باشید. سپس می‌توانید نامه را خطاب به همین شخص بنویسید. در نوشته خود از کلمات محترمانه قبل از نام فرد استفاده کنید. به‌عنوان مثال، یک نمونه برای شما آورده‌ایم:

با عرض سلام:

مدیر محترم امور استخدامی،

جناب آقای تایلر والاس عزیز

۳- نوشتن پیشگفتار

در پاراگراف اول، عنوان شغلی را که برای آن درخواست می‌کنید و همچنین جایی که آگهی شغلی را در آنجا دیده‌اید، ذکر کنید. در ادامه علاقه خود به موقعیت شغلی و شرکت را توضیح دهید تا کارفرما متوجه شود که شما به شغل مورد نظر علاقه دارید و در مورد آن تحقیق کرده‌اید. این اولین بخش از نامه پوششی است و کارفرما با دیدن آن در مورد شخصیت شما تا حدودی قضاوت می‌کند؛ پس مهم است که این بخش را با دقت کامل بنویسید. یک نمونه از پیشگفتار در ادامه برای شما آورده‌ایم:

«مفتخر هستم که برای موقعیت شغلی طراح گرافیک در شرکت Cloud Clearwater درخواست دهم. من آگهی شما را در سایت Indeed مشاهده کردم. در حال حاضر در جریان فعالیت‌های شما در عرصه تولید محصولات جدید هستم. من از طرف‌داران قدیمی محصولات شما هستم و انگیزه زیادی دارم تا طراحی‌های منحصربه‌فرد خودم در حوزه لباس‌های ساحلی را به شما ارائه دهم.»

۴- نوشتن پاراگراف‌های میانی

پاراگراف یا پاراگراف‌های میانی، باید شامل یک نمای کلی از سوابق و تجربیات کاری شما باشند. البته بهتر است از تجربیاتی صحبت کنید که به موقعیت شغلی مورد نظر مربوط می‌شوند. در این بخش از دستاوردها و مهارت‌هایی صحبت کنید که لیاقت شما برای موقعیت شغلی مذکور را نشان می‌دهند. آگهی شغلی را دوباره بخوانید و بر روی کلمات کلیدی که در آن آمده تمرکز کنید. سعی کنید مهارت‌های خود در آن بخش‌ها را بنویسید. نمونه‌ای از پاراگراف میانی برای شما آورده‌ایم:

«من در شرکت وس مورگان فیلیپس، به‌عنوان مدیر منابع انسانی فعالیت می‌کردم و یکی از رهبران ارشد سازمان بودم که مسئولیت ۵۴۰ کارمند شرکت را بر عهده داشتم. قبل از آن هم در همین زمینه شغلی در شرکت‌های مختلف مشغول به فعالیت بودم. همچنین در شرکت Jenkins Technology یک برنامه حفظ منابع انسانی پیاده‌سازی کردم که در نهایت منجر به کاهش ۵۰ درصدی نرخ جابه‌جایی کارکنان شد.»

۵- نوشتن پاراگراف پایانی

پاراگراف پایانی در کاور لتر باید بر روی یک دستاورد یا مهارت کلیدی دیگر که اتفاقا به موقعیت شغلی مورد نظر هم مربوط است اشاره کند. در اینجا اصلا نباید مهارت‌ها و حرفه خود را تکرار کنید، بلکه باید به‌اصطلاح تیر خلاص را بزنید؛ یعنی به یک مهارت که می‌تواند در این موقعیت شغلی کارایی داشته باشد اشاره کنید تا کارفرما برای استخدام شما مجاب شود. در ادامه یک نمونه از پاراگراف پایانی نامه پوششی هم برای شما آورده‌ایم:

«دستیابی به بالاترین اهداف بازاریابی اولویت اصلی من است و همیشه به‌دنبال دستیابی به منافع شرکت هستم. من از جذب مشتریان بالقوه و تمرکز بر نقاط قوت یک سازمان لذت می‌برم. مهارت‌های بازاریابی من در شرکت River Tech کمک کرد تا تعامل با مشتری را به ۴۵ درصد افزایش دهیم. البته من هیچ‌وقت از پیشرفت خسته نمی‌شوم و معتقدم که یک شرکت باید به‌طور مداوم به‌دنبال راه‌هایی برای بهبود و دستیابی به مشتریان جدید از طریق روش‌های نوآورانه باشد.»

۶- کلام پایانی

در این قسمت باید نامه را پایان دهید؛ پس یک پاراگراف در مورد دلیل درخواست برای این شغل و اهداف خود و اینکه چرا فکر می‌کنید برای این شغل مناسب هستید بنویسید. همچنین انتهای نامه را طوری بنویسید که نشان دهد منتظر از طرف کارفرما هستید. در پایان هم ضمن تشکر، نامه را امضا کنید. نمونه‌ای از پایان نامه پوششی را برای شما آورده‌ایم:

«از وقت و توجه ارزشمند شما نسبت به خواندن این نامه صمیمانه تشکر می‌کنم. مشتاقانه منتظر کسب اطلاعات بیشتر در مورد موقعیت شغلی مورد نظر هستم. رشد برای ادامه موفقیت ضروری است، و از اینکه شانس این را دارم که بخشی از تیم پیشرو صنعت TradeLot باشم، بسیار خوشحالم.»

باتشکر

نام و نام‌خانوادگی

امضا

نمونه‌ای از کاور لتر برای استخدام در پوزیشن مدیر کسب‌وکار (Business Manager)

ویرایش کاور لتر

نکاتی که در بالا بیان کردیم به شما کمک می‌کنند تا یک کاور لتر حرفه‌ای بنویسید. بعد از اینکه کارتان تمام شد، حتما حداقل یک‌بار نامه را بخوانید و اشتباهات احتمالی آن را تصحیح کنید. اشتباهات تایپی و اشتباهات در قالب نامه ممکن است شانس شما را برای استخدام کاهش دهند.

وقتی کار ویرایش نامه تمام شد، از یک نفر بخواهید که نامه را برای شما بخواند. از دیگران هم نظر بخواهید و ببینید که نامه موارد زیر را پوشش می‌دهد یا خیر:

• ارتباط: آیا نامه پوششی می‌تواند بین مهارت‌های شما و نیازهای موقعیت شغلی ارتباط موثری نشان دهد؟
• وضوح: آیا نامه‌ای که نوشته‌اید واضح، مختصر و قابل‌درک است؟
• لحن: آیا لحنی که برای نوشتن نامه به کار برده‌اید حرفه‌ای و متناسب با شرکت و موقعیتی است که برای آن درخواست می‌کنید؟
• دستور زبان و املا: آیا نامه از نظر دستور زبان و املا مشکلی ندارد؟
• قالب‌بندی: آیا نامه شما به‌درستی با ساختار نامه‌های تجاری تناسب دارد و قالب آن به‌درستی شکل گرفته است؟
• برداشت کلی: آیا نامه شما می‌تواند بر روی کارفرما تاثیر بگذارد و علاقه شما برای موقعیت شغلی را نشان دهد؟

برای نوشتن نامه پوششی می‌توانید از مشاوران مهاجرتی و شغلی کمک بگیرید. به‌این‌ترتیب خیالتان از بابت حرفه‌ای بودن نامه راحت خواهد شد. درصورتی‌که می‌خواهید خودتان نامه را بنویسید هم می‌توانید آن را پس از نوشتن به یک کارشناس نشان دهید تا در صورت وجود اشکالات احتمالی، آنها را اصلاح کند.

نکات مربوط به نوشتن کاور لتر از زبان کارشناسان و مشاوران شغلی

یکی از مشاوران و کارشناسان شغلی به نام «دیوید گرایمز» که مدیر منابع انسانی و استعدادیابی در شرکت Taulia LLC است، در مورد اهمیت نوشتن نامه پوششی برای درخواست شغلی صحبت کرده و نکاتی را گفته که در ادامه آنها را برای شما آورده‌ایم:

1. به دستورالعمل‌هایی که در آگهی آمده دقت کنید. مثلا اگر در آگهی نوشته که نامه را به‌صورت فایل PDF بفرستید، همین کار را انجام دهید و فایل Word ارسال نکنید. اگر گفته شده که نامه را برای کارفرما ایمیل کنید، همین کار را انجام دهید. به‌طور کلی، تمام دستورالعمل‌های موجود در آگهی را رعایت کنید؛ در غیر این صورت ممکن است اصلا نامه پوششی شما را بررسی نکنند.
2. حتما نامه پوششی را به‌صورت اختصاصی برای موقعیت شغلی مورد نظر بنویسید؛ یعنی فقط در مورد کلمات کلیدی که در آگهی آمده و مهارت‌هایی که به شغل مربوط هستند، صحبت کنید و یک نامه عمومی ننویسید. اگر کاورلتر عمومی بنویسید اصلا آن را نمی‌خوانند. سعی کنید در کاور لتر نشان دهید که به موقعیت شغلی که متناسب با مهارت‌های شما است علاقه دارید و دقیقا به همین دلیل برای آن درخواست داده‌اید.
3. اصلا در مورد مهارت‌ها و تجربه‌هایی که ندارید، صحبت نکنید یا بابت کمبود آنها عذرخواهی نکنید. همیشه روی تجربیات و مهارت‌هایی که به آگهی مربوط هستند اشاره کنید و آنها را برجسته نشان دهید. در مورد روحیات کار تیمی، تجربیات گذشته که منجر به اتفاقات خوبی شده‌اند و موارد این چنینی صحبت کنید تا کارفرما متوجه اعتمادبه‌نفس شما شود.
4. در نامه پوششی از ارائه اطلاعات اضافی و غیرضروری بپرهیزید. لازم نیست در این نامه به جزئیات زندگی و اطلاعات شخصی مانند دیدگاه‌های سیاسی، میزان حقوق مورد نظر یا سرگرمی‌ها و تفریحات خود اشاره کنید.
5. از لحن حرفه‌ای استفاده کنید. شما باید شور و اشتیاق خود را برای در اختیار گرفتن موقعیت شغلی مورد نظر نشان دهید، اما اصلا از لحن خودمانی استفاده نکنید. همیشه از لحنی محترمانه، اما صمیمی استفاده کنید، به‌طوری‌که کارفرما شما را فردی مودب و محترم بداند.

نوشتن کاور لتر در صورت نداشتن سابقه کاری

اگر هیچ تجربه کاری ندارید، اما می‌خواهید برای یک موقعیت شغلی درخواست دهید، اصلا نگران نباشید. شما می‌توانید از موارد مختلف در کاور لتر خود استفاده کنید تا کارفرما برای استخدام شما مجاب شود. همه کارفرمایان به‌دنبال سوابق کاری نیستند و اتفاقا به دنبال افرادی جوان و باانگیزه هستند. شما می‌توانید برای نوشتن نامه پوششی خود از موارد زیر کمک بگیرید:

• مدارک تحصیلی: شما می‌توانید با اشاره به مدارک و سوابق تحصیلی و معدل خودتان، نامه را بنویسید و اشاره کنید که استفاده از کارمندی با سوابق تحصیلات شما می‌تواند به شرکت یا کارفرما کمک کند.
• نمرات زبان: اگر زبان‌های مختلف بلد هستید و در نوشتن و مکالمه مهارت دارید، می‌توانید آنها را به کاور لتر اضافه کنید.
• اهداف: اهداف خود را در نامه بنویسید و بگویید که اگر تابه‌حال شغلی نداشته‌اید دلیل بر این نیست که هدفی هم ندارید.
• کارهای داوطلبانه: اگر فعالیت‌های فوق‌برنامه یا داوطلبانه انجام داده‌اید که فکر می‌کنید به موقعیت شغلی مورد نظر نزدیک هستند، می‌توانید آنها را نیز در نامه پوششی خود ذکر کنید.

نوشتن کاور لتر حرفه‌ای

در این مقاله تلاش کردیم تا بهترین روش‌ها و نکات برای نوشتن یک کاور لتر حرفه‌ای را به شما آموزش دهیم. کاور لتر یا نامه پوششی یکی از مهم‌ترین مدارکی است که برای درخواست کار در خارج از کشور باید تنظیم کنید. بهتر است برای نوشتن این نامه از افراد خبره و مشاوران مهاجرتی کمک بگیرید. به این منظور می‌توانید با مشاوران متخصص ما در زمینه تنظیم کاور لتر در موسسه مهاجرتی Study2020 در تماس باشید.